Onlinebestellung von Ersatzteilen über Apps

Die KBA-Sheetfed Solutions AG & Co. KG in Radebeul setzt auf innovative Lösungen im Service. Die maschinenspezifischen 2D Online-Ersatzteilkataloge, die mit der Software CATALOGcreator® generiert werden, stehen jetzt endgeräteunabhängig den Kunden im KBA-Kundenportal weltweit zur Verfügung. 

 

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Die KBA-Sheetfed Solutions AG & Co. KG in Radebeul bei Dresden ist als größte Business Unit der 1817 in Würzburg gegründeten Koenig & Bauer AG für die Entwicklung, Konstruktion, Vertrieb und für den After-Sales-Service aller Rapida-Bogenoffsetanlagen verantwortlich. Hinzu kommen digitale Bogen-Druckmaschinen für den Verpackungsdruck und periphere Anlagen mit dem Schwerpunkt Druckweiterverarbeitung.

Ausgangssituation                                                

2003 wurde bei KBA am Standort Radebeul das Projekt „Elektronischer Ersatzteilkatalog“ ins Leben gerufen. Bis dahin waren Print- und PDF-Kataloge der Standard für die Ersatzteilbestellung. Der Prozess für die Erstellung gestaltete sich sehr aufwändig. Außerdem spiegelten die Kataloge nur den Stand der Maschinen zum Zeitpunkt der Auslieferung wider.

KBA setzte es sich damals zum Ziel, maschinenspezifische Ersatzteilkataloge mit tagesaktuellen Daten online verfügbar zu machen. Anfang Oktober 2007 startete KBA mit dem ersten maschinenspezifischen 2D Online-Katalog für einen Pilotkunden in der Ukraine. Der elektronische Ersatzteilkatalog wurde in der Folgezeit immer wieder optimiert und ist für alle Bogen-Offsetdruckmaschinen der Baureihe „Rapida“ mittlerweile Standard.

Heute erhält der Anwender bei Lieferung der Maschine neben der kompletten Maschinendokumentation ein Anschreiben „Onlinezugang“ für den Zugang zum KBA-Portal mit Internetadresse, Login und Passwort. Dank des kundenspezifischen Logins im KBA-Portal sieht der Kunde nur die Maschinen, welche er tatsächlich im Einsatz hat.

Anforderungen                                                         

„In den letzten drei Jahren haben wir uns intensiv mit dem Thema „Mobile Kommunikation“ innerhalb unseres Unternehmens auseinandergesetzt. Die Anzeige der Online-Kataloge auf verschiedensten mobilen Endgeräten mit Touch-Funktionalität war das Ziel des aktuellen Projekts mit der TID Informatik GmbH, mit der wir seit Jahren sehr gut zusammenarbeiten“, erklärt Jörg Hennig, Gruppenleiter Technische Dokumentation. Er betont, dass der Erfolg eines solchen Projekts zudem eine enge abteilungs- und bereichsübergreifende interne Koordination erfordert.

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Der 2D Ersatzteilkatalog, der jetzt komplett plattformunabhängig auf Desktop-Computern und auf mobilen Endgeräten optimal angezeigt werden kann, ist über das Kundenprotal von KBA aufrufbar. Die Nutzer können auf ihren mobilen Endgeräten per Touchbedienung im Katalog navigieren und diesen so sehr einfach bedienen.

Mittlerweile kann der Rapida-Anwender Ersatzteile deshalb nicht nur telefonisch oder per PC und Laptop, sondern auch direkt von der Maschinemobil via Tablet und Smartphone bestellen. Das KBA-Portal hat die Funktionalität einer „Cloud“ und wird in der Kommunikation mit dem Anwender künftig eine noch größere Rolle spielen.

Die Software für elektronische Ersatzteilkataloge CATALOGcreator® bietet einen weiteren Vorteil – die Aktualität der Daten. Bei Änderungen an der Maschine wird der Ersatzteilkatalog aktualisiert, neu generiert und online über das KBA-Portal bereitgestellt. Somit hat der Anwender jederzeit Zugriff auf seine aktuell gepflegten Ersatzteilkataloge. Der Prozess der Ersatzteilbestellung ist damit deutlich stabiler und sicherer geworden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass der Online-Katalog zu 100 Prozent der Maschinenstückliste entspricht und somit absolut maschinenspezifisch ist. Fehllieferungen werden dadurch minimiert. Zusätzlich lassen sich maschinenspezifische Listen erzeugen, z. B. für Verschleißteile und Verbrauchsmittel.

Und so funktioniert es: Der Online-Katalog für Ersatzteile bietet eine optisch ansprechende Bedienoberflache. Die Navigation erfolgt intuitiv über aktive Abbildungen mit Hotspot-Funktionen. Ausgehend von der Gesamtmaschine findet der Nutzer über Aggregate und Baugruppen das benötigte Ersatzteil. Dieses wird in den Warenkorb gelegt und die Bestellung als Anfrage abgeschickt.

Die Handhabung der Suche und Bestellung des Ersatzteils entspricht in etwa dem, wie man es vom Online-Versandhandel im Internet gewöhnt ist. Jede Bestellung wird als E-Mail (alternativ als Fax) generiert und an die jeweilig für den Kunden zuständige KBA-Niederlassung zur Bearbeitung weitergeleitet. Nach Eingang der Anfrage prüft die Niederlassung die Bestellung auf Plausibilität, um dann dem Besteller ein spezifisches Angebot zukommen zu lassen.

Erfahrungen und Ausblick

Die Service-Abteilung erfasst statistisch wie oft die Online-Kataloge aufgerufen werden. Dies lässt sich sogar bis hin zu den Katalogaufrufen im Gebiet der einzelnen Niederlassungen auswerten. Der Trend, auf den Online-Katalog zuzugreifen, ist in den letzten Jahren überproportional gestiegen. Der Leiter der Technischen Dokumentation führt dies darauf zurück, dass auch im Privatleben der Kunden die mobilen Kommunikationswege und -möglichkeiten stark zugenommen haben und auch weiter stark zunehmen werden.

Eine wichtige Erkenntnis im Laufe des Projekts war auch die Tatsache, dass dieser Bestellweg nicht nur zur Verfügung gestellt werden sollte, sondern auch den internen und externen Zielgruppen aktiv kommuniziert werden muss. KBA nutzt beispielsweise Kunden- und Mitarbeiterzeitungen sowie Info-Veranstaltungen für Servicemitarbeiter, um immer wieder auf den Nutzen des Online-Katalogs aufmerksam zu machen.

Das nächste Ziel steht für KBA bereits fest: Weiterentwicklung in Richtung „proaktiver Service“. Über Apps, die digital mit der Druckmaschine kommunizieren, bieten sich in absehbarer Zukunft noch weitere Möglichkeiten, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen und den Kunden über fällige Wartungen oder Reparaturen bereits im Vorfeld zu informieren. Das Projektteam prüft außerdem die Möglichkeit, zukünftig auch 3D Ersatzteilkataloge zu generieren.

Fazit

Die Zusammenarbeit mit der TID Informatik GmbH war stets sehr gut und optimal für die Projekte, welche die KBA-Sheetfed Solutions AG & Co. KG mit dem elektronischen Ersatzteilkatalog umsetzt. „Es ist unvorstellbar, wenn wir heute wieder auf den Stand vor Einführung des CATALOGcreator® zurück müssten. Wir fühlen uns – auch für zukünftige Projekte – bei der TID Informatik GmbH bestens aufgehoben und verstanden“, resümiert Jörg Hennig, Gruppenleiter Technische Dokumentation.

„Die Prozesse, wie wir Ersatzteilkataloge erzeugen, haben sich seit Einführung der elektronischen Ersatzteilkataloge sehr verschlankt und das mit wesentlich besseren Nutzen: Maschinenspezifische und stets aktuelle Online-Kataloge, Reduzierung der Fehlbestellungen und jetzt auch mit den endgeräteunabhängigen Apps.“ Im Sommer 2016 ging KBA mit der neuen Version des CATALOGcreator® und den mobilen Apps online. Das Unternehmen verfügte zu diesem Zeitpunkt bereits über mehr als 1.300 maschinenspezifische Ersatzteilkataloge im System.

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