Multivac: Deutliche Produktivitätssteigerung in der Technischen Dokumentation

Die Firma Multivac Sepp Hagenmüller GmbH und Co. KG konnte durch den Einsatz der Ersatzteilkatalogsoftware CATALOGcreator® Ihre Produktivität in der Technischen Dokumentation deutlich steigern – bei gleichem Personaleinsatz. Durch die Vereinfachung der Prozesse und die hohe Automatisierung ist es nun bei reduzierten Kosten möglich, individuelle Ersatzteilkataloge für 6-8 Maschinen pro Tag zu erzeugen.

Multivac Sepp Hagenmüller GmbH und Co. KG

Multivac ist weltweit ein führender Anbieter von Verpackungslösungen. Die Kunden von Multivac sind industrielle Hersteller und mittelständische, sowie handwerkliche Betriebe aus den verschiedensten Bereichen: Lebensmittel (frisch oder verarbeitet), Sterilgüter und andere medizinische Produkte, Konsum- und Industrieartikel. Gemäß der Unternehmensphilosophie „Better Packaging“ bietet Multivac eine umfassende Verpackungslösung, innovativ, auf Stand der Technik und individuell zugeschnitten auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse.

Ausgangssituation

Bei der Firma Multivac wurde vor Einführung der Ersatzteilkatalogsoftware „CATALOGcreator®“ die Papierausgabe der Ersatzteilkataloge mit einem Anbieter aus dem SAP- Umfeld generiert.

Dieser Prozess war sehr zeit- und kostenintensiv und sollte vereinfacht und weitgehend automatisiert werden. Komfortable und einfache Benutzerführung, ausgezeichnete Performance, hohe Verfügbarkeit, die Aktualität der Ersatzteilkataloge, und die Vollautomatisierbarkeit der Katalogproduktion waren die entscheidenden Kriterien dafür, dass die Wahl auf die Software „CATALOGcreator®“ fiel.

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Weltweit ist die Firma Multivac mit ca. 30 Tochtergesellschaften, 40 Vertretungen und 800 Berater und Servicetechniker vertreten, die rund um die Uhr ohne Zeitverschiebung auf Produktinformationen und Daten im firmeneigenen SAP und Intranet zugreifen. Durch die Datenbereitstellung im Internet sollten die schnelle Verfügbarkeit und Aktualität der Informationen gewährleistet werden. Darüber hinaus wurde von der eigenen Serviceabteilung gefordert das Handling für die Erstellung eines Ersatzteilkataloges deutlich zu verbessern.

Aus dem bestehenden System sollten die bisherigen Altdaten vollständig und automatisiert übernommen werden. Mit dem CC Hotspotter wurden insgesamt 75.000 Zeichnungen mit Hotspots, d.h. kontextsensitiven Bereichen, versehen und in den elektronischen Katalog integriert.

Die Firma Multivac hatte die Zielsetzung einen elektronischen Ersatzteilkatalog unter Verwendung von Tiff- und SVG – Zeichnungen und XVL-Modellen aus SAP zu erzeugen. Die 2D- und 3D-Daten sollten miteinander kombiniert werden, d.h. falls zu einer Baugruppe 2D-Zeichnung und 3D-Modell verfügbar sind, werden dem Kataloganwender beide alternativ angeboten. Der Anwender kann individuell entscheiden, ob er lieber mit der Zeichnung oder dem 3D-Modell arbeitet und auch zwischen beiden hin- und herschalten.

Die Ersatzteilkataloge werden bei Multivac direkt aus SAP nach Eingabe der Auftragsnummer auf Knopfdruck generiert.

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Systemtechnisch mussten zunächst einmal die Produkt- und CAD-Konstruktionsdaten für den CATALOGcreator® aufbereitet werden. Die ERP-Daten, in diesem Falle die Struktur-Stücklisten, werden über eine bestehende Schnittstelle aus dem SAP übernommen. Mit dem CC XML Data Converter, einem Modul zum strukturierten Einlesen von Massendaten, erfolgt der automatisierte Import der Stücklistendaten aus SAP in den CATALOGcreator®. Die Konstruktionsdaten, die bei der Firma Multivac mit SolidWorks erstellt werden, werden vollautomatisch in hochkomprimierte 3D-XVL-Daten umgewandelt und in einer Datenbank (MaxxDB) gespeichert und dort verwaltet. Die XVL-Modelle sind dank Ihrer geringen Dateigröße hervorragend für die Verwendung in Ersatzteilkatalogen geeignet und können beispielsweise auch für den Einsatz bei Schulungen oder Montageanleitungen animiert werden.

Dank der hohen Flexibilität der Software „CATALOGcreator®“ lassen sich die Daten aus den verschiedenen Software-Umgebungen problemlos in den elektronischen Katalog integrieren. Als Ausgabeform für den Ersatzteilkatalog hat sich Multivac aus Umweltschutzgründen in erster Linie für die CD-ROM und in naher Zukunft zusätzlich für die Web-Shop-Lösung entschieden. Die Papierausgabe wird nur noch in minimaler Auflage erstellt.

Erfahrung und Ausblick

Der gesamte Erstellungsprozess des elektronischen Kataloges wurde bei Multivac vollständig automatisiert, sodass nur noch der Aufruf der Katalogproduktion über eine Maske im SAP notwendig ist. Dort wird Auftragsnummer, gewünschte Sprachen und Zielmedien ausgewählt und dann auf Knopfdruck die Katalogproduktion gestartet.

Dies bedeutet eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis und durch die Automatisierung eine Reduzierung der Fehlerquote bei der Datenübernahme. Von der Umstellung auf den CATALOGcreator® profitieren bei Multivac gleich mehrere Abteilungen: der weltweite Service, die Konstruktions- und Schulungsabteilung und die technische Dokumentation.

Die nächste Ausbaustufe wurde bei Multivac im 1. Quartal 2009 durchgeführt: der CC up2date Webshop mit Anbindung an das firmeneigene SAP. Damit wird dem Kunden ermöglicht, Informationen über Ersatzteile wie Preis, Verfügbarkeit, Lieferzeiten etc. aktuell im SAP abzufragen und direkt in SAP eine Bestellung auszulösen.

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Fazit

Durch die Umstellung auf die Ersatzteilkatalogsoftware CATALOGcreator® wurde die Abteilung „Technische Dokumentation“ bei Multivac komplett reorganisiert. „Die Arbeitsabläufe wurden optimiert, die Prozesse und das Handling für die Katalogerstellung vereinfacht und automatisiert, und nicht zuletzt konnte der Papierverbrauch um 30% reduziert werden. Darüber hinaus wurde die Produktivität um 20% erhöht“, so Herr Reinhard Lankes, Bereichsleiter Technische Dokumentation bei Multivac.

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