Interaktiver 2D Online-Ersatzteilkatalog mit Warenkorb-Funktion und Garantie-Anträgen

Die ASH Group produziert Fahrzeuge und Geräte für Kommunen, Flughäfen, die Bahntechnik und die Landwirtschaft. Dank der innovativen Software für elektronische Ersatzteilkataloge CATALOGcreator® bietet die Unternehmensgruppe dem weltweiten Händlernetzwerk sowie den Großkunden interaktive Ersatzteilkataloge im Web. Insgesamt sind dort Informationen in etwa 20.000  interaktiven Katalogen zu den Produkten aus den letzten 40 Jahren online verfügbar.

Unternehmen

Die Fusion der schweizerischen Aebi Gruppe mit der deutschen Schmidt Gruppe im Jahr 2007 führte zwei Firmen mit einer langen und traditionsreichen Geschichte unter dem Dach der ASH Group zusammen. Das Unternehmen beschäftigt weltweit 1.580 Mitarbeiter und unterhält Produktionsstandorte in der Schweiz (Burgdorf), Deutschland (St. Blasien), Holland (Holten), Polen (Kielce), Norwegen (Sundebro) und USA (Cleveland und Lindenwood). Die ASH Group produziert technologisch führende Fahrzeuge und Geräte für die Bereiche: Kommunaltechnik Winter- und Sommerdienst, Spezialgeräte für Flughäfen, die der Reinigung von Flugbetriebsflächen dienen, für die Bahntechnik sowie landwirtschaftliche Spezialgeräte. Die Produktpalette reicht von Serienprodukten, mit mehreren hundert Stück, bis hin zu ganz nach Kundenwünschen individuell gefertigten Geräten.

Ausgangssituation                                               

Vor Projektstart dienten Papierkataloge und PDF-Kataloge, die das Unternehmen per E-Mail oder auf CD zur Verfügung stellte, als Basis der Ersatzteilbeschaffung für Händler und Großkunden. Die Bestellung erfolgte überwiegend per E-Mail oder telefonisch. Dieses Verfahren war umständlich und nicht mehr zeitgemäß. In einem Teilbereich der Unternehmensgruppe hatte man aber bereits erste Erfahrungen mit einer sehr einfachen Online-Lösung gesammelt, die mit PDF-Katalogen arbeitete. Dort mussten sich die User jedoch die einzelnen Artikelnummern für die Bestellung noch händisch im PDF heraussuchen und per copy & paste online einfügen.

Anforderungen                                                       

„Wir wollten für unser Händler und Großkunden über alle Unternehmensbereiche hinweg eine Online-Lösung für die Ersatzteilbestellung anbieten, die einfach „state of the art“ ist: Interaktive 2D Kataloge mit intuitiver Oberfläche sowie mit einer integrierten Warenkorbfunktion“, erläutert Sven Kloppmann, Leiter Ersatzteilverkauf der ASH Group, die wichtigsten Projektziele für den elektronischen Ersatzteilkatalog. Nachdem die ASH Group sich eine Übersicht im Markt für Anbieter von elektronischen Ersatzteilkatalogen verschafft hatte, fiel die Entscheidung für die Software CATALOGcreator®  und die TID Informatik GmbH als Projektpartner. Ein wichtiges Kriterium für diese Wahl war auch die Anforderung, die umfangreichen Altdaten in die neue Lösung einfach zu übernehmen.

Der CATALOGcreator® verfügt über ein sehr nützliches Tool zur Integration von Altdaten: den Hotspot-Editor. In diesem Werkzeug lassen sich die Altdaten relativ einfach für den elektronischen Katalog aufbereiten. Der Hotspot-Editor setzt vollautomatisch Hotspots in Dokumenten wie beispielsweise PDFs oder JPG.-Dateien und bietet die Möglichkeit zur Nachbearbeitung und Aufbereitung der Daten. Zusätzlich hatte die ASH Group die Aufgabenstellung, dass die Händler Garantie-Anträge online einreichen können. Die TID hatte auch hier eine Lösung. Sie bot sich als Generalunternehmen an, um diese spezielle Anforderung mit einem Technologiepartner abzubilden.

Lösung                                                                              

Die ASH Group entschied sich für einen 2D Online-Ersatzteilkatalog, da 3D CAD-Konstruktionsdaten für ältere Fahrzeuge und Geräte nicht zur Verfügung standen. Das Unternehmen startete mit 2D Daten für alle Fahrzeuge und Geräte, die in den letzten fünf Jahren vor dem Go-Live der neuen Lösung produziert wurden. Für ältere Produkte, bei denen keine 2D Daten aus der Konstruktion verfügbar waren, sind alle vorhandenen Alt-Dokumente im Online-Katalog abrufbar. Dank der Verhotspottung der Altdaten im CATALOGcreator® lassen sich auch Ersatzteile älterer Produkte leicht identifizieren.  Es finden sich im Online-Katalog Dokumentationen von Geräten, die bis zu 40 Jahre alt sind. Heute konstruiert die ASH Group mit einem 3D CAD-System und hat damit die Option geschaffen, später auch auf 3D Kataloge für die neueren Fahrzeuge und Geräte umzusteigen.

Zusammen mit dem Technologiepartner Evocom Informationssysteme GmbH setzte die TID die Anforderung der ASH Group zu den Garantie-Anträgen um. Die Händler haben jetzt die Möglichkeit, das entsprechende Formular online ausfüllen. Diese Funktionalität bietet – zusätzlich zur einfachen Bestellung der Ersatzteile – einen weiteren praktischen Nutzen für die Händler. Nach dem Go-Live der neuen Web-Lösung kam noch eine weitere Funktionalität hinzu: die sogenannte Schnellerfassung von Ersatzteilen. Denn es stellte sich heraus, dass manche Händler und Großkunden oft schon eine Artikelnummer zur Hand hatten, bevor sie in den Katalog einstiegen. So entstand der Wunsch, diese Nummern gleich online zu erfassen und die Bestellung direkt auszulösen. Über einen Webservice sowie einen vorgeschalteten Prozess, der prüft, ob die direkt eingegebenen Artikelnummern in SAP vorhanden sind, wird diese Bestellung aus der Schnellerfassung dann per XML-File an SAP übergeben.

Erfahrungen und Ausblick

Neben der einfachen Bestellung von Ersatzteilen im 2D Onlinekatalog für Händler und Großkunden, hatte die Einführung des elektronischen Ersatzteilkatalogs auch einen weiteren internen Mehrwert: Die ASH Group konnte ihre Prozesse in der Unternehmensgruppe im Laufe des Projekts deutlich harmonisieren. Aktuell führt das Unternehmen das Update auf die neue Version des CATALOGcreator® 2018 inklusive eines weitaus umfangreicheren Webshops mit SAP durch. Die angestrebte Webshop-Lösung hat mittelfristig auch das Endkunden-Geschäft im Fokus. „Die Bestellung von Ersatzteilen über das Internet wird weiter zunehmen, wenn wir auch die nächsten Projektziele umgesetzt haben: Vereinfachung der Navigation auf Katalogebene, Umsetzung des responsive Designs sowie eine Steigerung der Performance durch Datensplitting und die Einbindung von PNG- und SVG-Bilddateien“, ist sich der Leiter Ersatzteilverkauf der ASH Group sicher. Aber auch die technischen Redakteure profitieren von der Lösung: Sie werden per E-Mail informiert, wenn der Katalog fertig ist.

Fazit

„Mit dem Team der TID Informatik GmbH hatten wir technisch sehr kompetente Ansprechpartner zur Seite, die uns während der gesamten Einführung des elektronischen Ersatzteilkatalogs bestens beraten haben. Die TID reagierte auch auf im Projekt neu hinzu gekommene Anforderungen stets sehr flexibel und lösungsorientiert“, lobt Sven Kloppmann die Zusammenarbeit. Im Jahr 2017 bietet die ASH Group über 20.000 Kataloge in elf Sprachen online an. Hauptvertriebsgebiet ist der europäische Raum, seit kurzem auch die USA.

Es werden über die ganze ASH Group im Schnitt um die 50 % aller nur möglichen Auftragspositionen schon online bestellt. In der Schweiz liegt diese Rate mit um die 80 % am höchsten. Die Statistik spricht für sich: bis dato mehr als 100.000 Seitenzugriffe und bereits über 1.500 B2B-Kunden, die im interaktiven Online-Ersatzteilkatalog ihre benötigten Teile ordern.

 

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