Ersatzteilbestellung dank CATALOGcreator® neu aufgestellt

Grünbeck ist führender Anbieter von individuellen Lösungen für die Wasseraufbereitung. Dank der Software-Lösung CATALOGcreator® automatisiert das Unternehmen den Erstellungsprozess seiner Ersatzteilkataloge für über 2.000 Produkte im Bereich Haus- und Schwimmbadtechnik. Dies spart nicht nur viel Zeit, sondern bietet den Nutzern des neuen 2D Online-Katalogs viele zusätzliche Vorteile bei der schnellen Identifizierung und Bestellung der benötigten Teile.

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Die Firma Grünbeck ist kompetenter Ansprechpartner für Wasseraufbereitung, Trinkwasser, Brauchwasser und Abwasser. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Höchstädt an der Donau bietet Lösungen für die Haustechnik, die Getränkeproduktion, Kraftwerke und andere Branchen. Die Firmengruppe beschäftigt über 800 Mitarbeiter an 25 Standorten in Deutschland und ist weltweit in allen wichtigen Märkten präsent.

Ausgangssituation                                                

Seit 1997 sind bei Grünbeck Ersatzteilkataloge im Einsatz. Ursprünglich handelte es sich um eine überschaubare Anzahl von Ersatzteil-Listen. Diese wurden in Excel und Word manuell erstellt und in eine PDF-Datei konvertiert, um allen Nutzern das Öffnen der Dokumente mit dem Acrobat Reader zu ermöglichen. Bei Änderungen erforderte diese Vorgehensweise einen hohen Zeitaufwand, da die Dokumente angepasst und neu als PDF konvertiert und bereitgestellt werden mussten. In den ersten Jahren gab es zusätzlich eine Papierausgabe, die drei Leitz-Ordner umfasste. Vor der Einführung einer elektronischen Lösung für Ersatzteilkataloge erfolgte die Erstellung der Texte in Word und die 2D-Zeichnungen wurden mit CorelDraw nachbearbeitet. Im Inhaltsverzeichnis des PDF-Katalogs waren dann Verlinkungen auf die entsprechenden Texte und Zeichnungen gesetzt. Der gesamte Katalog lag auf einem internen Laufwerk. Für die Partner erfolgte eine Kopie des Katalogs auf ein eigenes Laufwerk mit externer Zugriffsmöglichkeit.

Anforderungen                                                         

Bis  2010 war die Zahl der Produkte bereits auf über 1.200 Stück angestiegen und nimmt von Jahr zu Jahr weiter zu. Die ursprüngliche Arbeitsweise hatte sich jedoch seit 1997 nicht mehr grundsätzlich geändert. Bernd Güntner, der Projektleiter auf Seiten Grünbeck, formuliert den damaligen Zustand wie folgt: „Es war also ob wir weiter mit „Hammer und Meißel auf Steintafeln“ arbeiten. Wir stellen sehr innovative Produkte her, unser Ersatzteilkatalog war dagegen auf „Steinzeit-Niveau“. Dies wollten wir schnellstmöglich ändern.“

Ein Projektteam von Grünbeck besuchte die Fachtagung für Technische Dokumentation (tekom), um sich über die Möglichkeiten, die ein elektronischer Ersatzteilkatalog bietet, zu informieren und erste Kontakte zu den Anbietern zu knüpfen. Im nachfolgenden Auswahlprozess fiel die Entscheidung für die TID Informatik sowie den CATALOGcreator®. „Unsere Hauptgründe für die Zusammenarbeit mit der TID waren: einfaches Lizenzmodell, eine bedienerfreundliche und innovative Software-Lösung sowie ein transparentes Gesamtkonzept für die Kosten des Projekts“, erläutert Bernd Güntner. Das Hauptziel der Einführung einer elektronischen Ersatzteilkatalog-Software bestand darin, einen vollautomatischen Prozess für die Erstellung der Kataloge zu etablieren. Wichtig war zudem die Abbildung eines rollenbasierten Benutzer-Konzepts in der neuen Software-Lösung, da verschiedene interne und externe Nutzergruppen Zugriff auf den Online-Katalog erhalten sollten.

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Alle Daten der Ersatzteil-Listen sowie die Zeichnungen und Fotos werden heute in Microsoft Dynamics AX (ehemals Axapta) eingepflegt und dann vollautomatisch in den CATALOGcreator® exportiert. Dies bedeutet eine erhebliche Arbeitserleichterung. Die Bereitstellung der Daten im Katalog – einfach abrufbar über einen Browser – und die integrierten Suchfunktionen garantieren eine schnelle und genaue Identifizierung der gesuchten Ersatzteile für die Kunden und interne Benutzer.

Ein Berechtigungskonzept, das unterschiedliche Zugriffsrechte verwaltet, stellt sicher, dass jede Nutzergruppe nur die Informationen im Katalog angezeigt bekommt, die entsprechend vorher definiert wurden. Im Laufe des Projektes wurden zudem die Symbole bei den Artikeln optimiert und die Suchfunktionen erweitert. Der Katalog wird intern vom Service, den Technikern sowie vom Kundendistributionsnetzwerk genutzt. Aktuell arbeitet die Distribution mit dem Online-Katalog, in dem sich die richtigen Teile schnell über eine grafische Navigation oder die komfortable Suche identifizieren lassen und anschließend per E-Mail geordert werden können. Eine Offline-Variante des Katalogs zur Unterstützung der Außendienstmitarbeiter gehört zu den nächsten Projektzielen.

Erfahrungen und Ausblick

Im CATALOGcreator® werden in 2016 bereits über 1.000 Ersatzteil-Listen gepflegt. Diese stammen aus dem Bereich Haustechnik. Zeitnah wird der komplette Katalog für die Haustechnik und Schwimmbadtechnik online verfügbar sein. Im Katalog sind auch weitere Informationen wie Fotos oder Einbauanleitungen enthalten sowie ein Verwendungsnachweis, der aufzeigt, wo das identifizierte Teil noch verbaut ist. Für die Zukunft gibt es zudem Ideen, wie die Nutzung des Ersatzteilkatalogs weiter optimiert werden kann. Im Vordergrund steht die Realisierung von Zusatzanforderungen aus dem Bereich Kundendienst. Darüber hinaus gibt es Überlegungen, zukünftig mit komprimierten 3D-Modellen im Katalog zu arbeiten. Grünbeck plant außerdem zusätzliche Informationen wie den Anlagenbau in den Katalog zu integrieren. So entwickelt sich die Nutzung der bestehenden Ersatzteilkatalog-Lösung immer mehr in Richtung Serviceportal, das auch Informationen aus weiteren Datenquellen in die elektronische Ersatzteilkatalog-Software einbezieht.

Fazit

„Der gesamte Aufbau des CATALOGcreator® sowie das transparente Preismodell der TID gefällt uns außerordentlich gut. Die Flexibilität und die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten dieser Software begeistern und lassen uns viel Spielraum für neue Ideen. Eine intuitiv zu bedienende Oberfläche und einfaches Handling sind wesentliche Vorteile, um die Akzeptanz der Nutzer eines solchen Katalogs zu fördern. Nicht zuletzt hat auch die Zusammenarbeit mit der TID bestens funktioniert“, fasst der Projektleiter auf Seiten Grünbeck zusammen.

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